Erstellen einer Checklisten-Vorlage
Um eine Checklistenvorlage zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche + und dann auf Vorlage.
Schritt 1
Geben Sie den Namen der Vorlage in das dafür vorgesehene Feld (1) ein.
Definieren Sie, ob die Vorlage mit einem Team verlinkt ist (2)
Schreiben Sie dann die Beschreibung der Checklistenvorlage, die als Beschreibungsvorlage für jede danach gestartete Checkliste wiederverwendet wird, wie im folgenden Beispiel (3) optional
Klicken Sie auf Speichern (4)
Schritt 2
DIE VORLAGE IST NICHT MIT EINEM TEAM VERLINKT:
Wählen Sie über die Schaltfläche Mitglied hinzufügen alle vom Modell betroffenen Mitglieder aus, indem Sie direkt auf die vorgeschlagenen Benutzer klicken oder die Suchleiste (5) verwenden.
Definieren Sie die Moderatoren der Vorlage : Diese Personen haben Zugang zu den Parametern des betreffenden Modells und können es bei Bedarf bearbeiten. (6)
Sobald die Liste der Mitglieder erstellt ist, klicken Sie auf Schliessen (7)
WENN DIE VORLAGE MIT EINEM TEAM VERLINKT IST, SIND HINSICHTLICH IHRER VERTRAULICHKEIT ZWEI OPTIONEN MÖGLICH:
A : Die Vorlage der Checkliste ist öffentlich, alle Teammitglieder haben Zugang zu ihr.
Wählen Sie über die Schaltfläche Mitglied hinzufügen alle Mitglieder aus, die von der Vorlage betroffen sind, indem Sie direkt auf die vorgeschlagenen Benutzer klicken oder die Suchleiste (5) benutzen.
Definieren Sie die Moderatoren der Vorlagen - diese Personen haben Zugang zu den Modellparametern und können diese bei Bedarf bearbeiten (6)
Sobald die Liste der Mitglieder erstellt ist, klicken Sie auf Schliessen (7)
B: Die Checklistenvorlage wird privat sein, nur Mitglieder der Vorlage haben Zugriff.
Bestimmen Sie von der Schaltfläche Mitglied hinzufügen aus die Mitglieder der Vorlage, indem Sie direkt auf die vorgeschlagenen Benutzer klicken oder indem Sie die Suchleiste (5) benutzen. Nur letztere sind die einzigen, die die Vorlage sehen und auf ihren Inhalt zugreifen können.
Definieren Sie die Moderatoren der Vorlage - diese Personen haben Zugang zu den Parametern des Modells und können es bei Bedarf bearbeiten (6)
Sobald die Liste der Mitglieder erstellt ist, klicken Sie auf Schliessen (7)
Schritt 3
Geben Sie die Aufgaben ein, die als Vorlage für zukünftige Checklisten dienen sollen:
Geben Sie die Aufgaben nacheinander ein oder kopieren Sie zuvor aufgeführte Aufgaben per Kopieren/Einfügen. Diese werden automatisch in einem Rutsch erstellt.
Klicken Sie auf +, um einfach die Eingabetaste zu drücken, um die Eingabe zu bestätigen und die Erstellung der Aufgaben zu generieren.
Delegieren Sie die Aufgaben an verschiedene Personen. Jedes Mal, wenn Checklisten gestartet werden, werden denselben Personen dieselben Aufgaben zugewiesen.
Sobald die Vorlage erstellt wurde, können Sie eine Checkliste starten
Bitte beachten Sie, dass jedes Mal, wenn eine Checkliste von der zuvor erstellten Vorlage gestartet wird, mehrere Elemente enthalten sind: Aufgaben, die für die Aufgaben verantwortlichen Personen, die Arbeitsbereiche, mit denen die Aufgaben geteilt werden, geplante Daten, Fälligkeitsdaten, Unteraufgaben, Beschreibung gemäss der Vorlage, angehängte Dateien und Beobachter.
Die an eine Checkliste angehängten Aufgaben sind nummeriert, um das vollständige Verfahren gemäss der ursprünglichen Vorlage im Gedächtnis zu behalten. Dies ermöglicht auch die Unterscheidung zwischen Aufgaben, die mit einer Checkliste verbunden sind, und solchen, die mit einem Arbeitsbereich verbunden sind.
Tipp zur effizienten Konfiguration der Aufgaben in der Checklistenvorlage
Es gibt einen Knopf zum Priorisieren, Zuweisen an und Teilen von Aufgaben in der Checklistenvorlage.
Klicken Sie auf das Zauberstab-Symbol
Klicken Sie auf die zu konfigurierende Option (hier Zuweisen an)
Wählen Sie eine verantwortliche Person nach Aufgabe aus (die Aufgabenkarten scrollen automatisch nach unten, nachdem die verantwortliche Person markiert ist).
