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Die 5 Schritte einer Sitzung

Entdecken Sie die 5 Schritte zur Verwaltung einer Sitzung mit WEDO.

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Verfasst von Chris Rohrbach
Vor über einer Woche aktualisiert

Bereiten Sie Ihre Sitzungen gemeinsam vor, schreiben Sie Protokolle in Echtzeit und verfolgen Sie die zugewiesenen Aufgaben von einer Sitzung zur nächsten. WEDO führt uns durch 5 Schritte: vor, während und nach der Sitzung.

Vor der Sitzung

Schritt 1 - Sitzungs-Vorbereitung

Im ersten Schritt können Sie Ihre Sitzung vorbereiten.

  • Mit wenigen Klicks fügen Sie Ihre Sitzung hinzu und legen den Titel, die Teilnehmer, das Datum, die Start- und Endzeit sowie die Häufigkeit und den Ort fest.

  • Erstellen Sie dann Ihre Traktandenliste, indem Sie die Themen hinzufügen, die in der Sitzung besprochen werden sollen.

  • Legen Sie für jedes Thema die Referenten fest.

  • Bereiten Sie die Traktandenliste vor, indem Sie die erforderlichen Dateien hinzufügen, und fügen Sie bei Bedarf Ihre persönlichen Notizen hinzu.

  • Importieren Sie die Aufgaben, die in der Sitzung besprochen werden sollen.

  • Verwalten Sie die Zugriffsrechte für die Sitzung.

💡 Mit dem Mehrfachbearbeitungsmodus können Sie die Traktandenliste gemeinsam mit Ihrem Team vorbereiten.

💡 Navigieren Sie im Inhaltsverzeichnis von einem Thema zum anderen.

Schritt 2 - Bestätigte Traktandenliste

  • Wenn jeder Teilnehmer sich auf die Sitzung vorbereitet hat, können Sie zu Schritt 2 übergehen: Traktandenliste ist bestätigt.

  • Senden Sie eine E-Mail an die Teilnehmer, um sie zu benachrichtigen, wenn die Traktandenliste fertig ist.

💡 Jeder Teilnehmer kann dann später die Traktandenliste entsprechend seiner Zugriffsrechte in Echtzeit einsehen.

Während der Sitzung

Schritt 3 - Laufende Sitzung

  • Am Tag der Sitzung gehen Sie zu Schritt 3 - WÄHREND.

  • Verwalten Sie die Teilnehmer zu Beginn der Sitzung über die Teilnehmerliste.

  • Schreiben Sie das Sitzungsprotokoll, indem Sie Sitzungs-Blöcke hinzufügen.

  • Navigieren Sie von einem Thema zum nächsten, indem Sie das Inhaltsverzeichnis oder die Pfeile am unteren Rand jedes Themas verwenden.

  • Um Ihre Traktandenliste voranzutreiben, entscheiden Sie über jedes Thema während der Sitzung. Wählen Sie, ob das Thema besprochen, überprüft oder verschoben werden soll.

💡 Wenn Sie über ein Thema entscheiden, wird automatisch das nächste Thema auf dem Bildschirm angezeigt, um mit dem Schreiben des Sitzungsprotokolls fortzufahren.

Nach der Sitzung

Schritt 4 - Überprüfung des Sitzungsprotokolls

  • Am Ende der Sitzung klicken Sie auf Schritt 4 - Überprüfung.

  • Überprüfen Sie Ihr Sitzungsprotokoll und nehmen Sie ggf. Korrekturen vor.

  • Teilen Sie den Teilnehmern per E-Mail mit, wann das Sitzungsprotokoll zur Überprüfung zur Verfügung steht.

  • Exportieren Sie das Sitzungsprotokoll als PDF-Datei, wenn Sie es ausdrucken möchten.

Schritt 5 - Gesperrte Sitzung

  • Wenn dies nicht während der Sitzung geschehen ist, fordert WEDO Sie auf, vor dem Sperren über die Themen zu entscheiden - Sie können sie als Alle erledigt markieren oder Alle einplanen für die nächste Sitzung.

  • Sperren Sie die Sitzung, wenn das Sitzungsprotokoll überprüft und genehmigt wurde.

💡 Sperren Sie die Sitzung, damit das Sitzungsprotokoll nicht geändert werden kann.

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