Die 5 Schritte einer Sitzung

Bereiten Sie Ihre Sitzungen gemeinsam vor, schreiben Sie Protokolle in Echtzeit und verfolgen Sie die zugewiesenen Aufgaben von einer Sitzung zur nächsten. WEDO führt uns durch 5 Schritte: vor, während und nach der Sitzung.

Vor der Sitzung

Schritt 1 - Sitzungs-Vorbereitung

Im ersten Schritt können Sie Ihre Sitzung vorbereiten.

• Mit wenigen Klicks fügen Sie Ihre Sitzung hinzu und legen den Titel, die Teilnehmer, das Datum, die Start- und Endzeit sowie die Häufigkeit und den Ort fest.

• Erstellen Sie dann Ihre Traktandenliste, indem Sie die Themen hinzufügen, die in der Sitzung besprochen werden sollen.

• Legen Sie für jedes Thema die Referenten fest.

• Bereiten Sie die Traktandenliste vor, indem Sie die erforderlichen Dateien hinzufügen, und fügen Sie bei Bedarf Ihre persönlichen Notizen hinzu.

• Importieren Sie die Aufgaben, die in der Sitzung besprochen werden sollen.

• Verwalten Sie die Zugriffsrechte für die Sitzung.

💡 Mit dem Mehrfachbearbeitungsmodus können Sie die Traktandenliste gemeinsam mit Ihrem Team vorbereiten.

💡 Navigieren Sie im Inhaltsverzeichnis von einem Thema zum anderen.

Schritt 2 - Bestätigte Traktandenliste

• Wenn jeder Teilnehmer sich auf die Sitzung vorbereitet hat, können Sie zu Schritt 2 übergehen: Traktandenliste ist bestätigt.

• Senden Sie eine E-Mail an die Teilnehmer, um sie zu benachrichtigen, wenn die Traktandenliste fertig ist.

💡 Jeder Teilnehmer kann dann später die Traktandenliste entsprechend seiner Zugriffsrechte in Echtzeit einsehen.

Während der Sitzung

Schritt 3 - Laufende Sitzung

• Am Tag der Sitzung gehen Sie zu Schritt 3 - WÄHREND.

• Verwalten Sie die Teilnehmer zu Beginn der Sitzung über die Teilnehmerliste.

• Schreiben Sie das Sitzungsprotokoll, indem Sie Sitzungs-Blöcke hinzufügen.

• Navigieren Sie von einem Thema zum nächsten, indem Sie das Inhaltsverzeichnis oder die Pfeile am unteren Rand jedes Themas verwenden.

• Um Ihre Traktandenliste voranzutreiben, entscheiden Sie über jedes Thema während der Sitzung. Wählen Sie, ob das Thema besprochen, überprüft oder verschoben werden soll.

💡 Wenn Sie über ein Thema entscheiden, wird automatisch das nächste Thema auf dem Bildschirm angezeigt, um mit dem Schreiben des Sitzungsprotokolls fortzufahren.

Nach der Sitzung

Schritt 4 - Überprüfung des Sitzungsprotokolls

• Am Ende der Sitzung klicken Sie auf Schritt 4 - Überprüfung.

• Überprüfen Sie Ihr Sitzungsprotokoll und nehmen Sie ggf. Korrekturen vor.

• Teilen Sie den Teilnehmern per E-Mail mit, wann das Sitzungsprotokoll zur Überprüfung zur Verfügung steht.

• Exportieren Sie das Sitzungsprotokoll als PDF-Datei, wenn Sie es ausdrucken möchten.

Schritt 5 - Gesperrte Sitzung

• Wenn dies nicht während der Sitzung geschehen ist, fordert WEDO Sie auf, vor dem Sperren über die Themen zu entscheiden - Sie können sie als Alle erledigt markieren oder Alle einplanen für die nächste Sitzung.

• Sperren Sie die Sitzung, wenn das Sitzungsprotokoll überprüft und genehmigt wurde.

💡 Sperren Sie die Sitzung, damit das Sitzungsprotokoll nicht geändert werden kann.

Bereiten Sie die nächste Sitzung vor