Pour lancer une checklist il faut préalablement créer un modèle de checklists qui comporte une liste de tâches prédéfinies. Pour créer un modèle de checklist, veuillez consulter l’article suivant : Créer un modèle de checklists.

Une fois le modèle créé, il est possible de lancer des checklists qui seront générées en fonction de celui-ci. Par exemple, une checklist sera lancée à partir du modèle Accueil collaborateur lors de chaque entrée en fonction d’un nouveau collaborateur. Autre exemple : une checklist sera lancée à partir du modèle Journée portes ouvertes à chaque fois que l’événement devra être organisé.

Pour lancer une checklist à partir d’un modèle :

Il existe également un bouton rapide pour lancer une checklist à partir d’un modèle :

Voici un exemple de lancement de checklist à partir du modèle Accueil collaborateur.

Pour saisir le nom de la checklist, cliquez sur le champ en question puis saisissez le texte. Le nom du modèle figure entre parenthèse à côté de celui de la checklist lancée. Le nouveau collaborateur qui entre en fonction prochainement s’appelle Pierre Dupont. Son nom sera donc celui de la checklist lancée.

On retrouve ici l’éventuelle description saisie dans le modèle de checklist – éléments en gras sur l’image ci-dessous. Dans ce cas, elle a été saisie afin que l’on puisse compléter les informations en lien avec le collaborateur qui entre en fonction. Sur la base du modèle de description, il est donc possible de saisir les informations demandées afin de compléter le dossier du collaborateur. Pour saisir du texte, cliquez sur le champ et saisir le texte. Il est également possible de choisir une mise en forme pour la description à l’aide de la barre d’outils qui figure au-dessus du champ Description.

La description dûment complétée sera ensuite disponible sur la checklist une fois celle-ci lancée. Pour afficher la description de la checklist Pierre Dupont, cliquez sur le bouton à droite du nom de la checklist comme montré sur l’image ci-dessous.

Ensuite il faut saisir la date de référence pour le lancement de la checklist. Pour saisir une date de référence, cliquez sur le champ en question et sélectionnez la date souhaitée à l’aide du calendrier. Si aucune planification relative n’a été fixée dans le modèle de checklist, la date de référence sera en principe la date du jour.

Dans cet exemple, le modèle de checklist comporte une planification relative à la date de référence – J-30, J-0, J+90. La date de référence (J-0) sera toujours la date d’entrée en fonction du nouveau collaborateur – pour Pierre Dupont, il s’agit du 2 mars 2020. Si le modèle prévoit des dates relatives à la date de référence, on les retrouve automatiquement calculées au-dessous du champ Date de référence :

Pour comprendre toutes les subtilités de la planification relative des tâches d’un modèle de checklists, veuillez consulter l’article suivant : La planification relative des tâches du modèle de checklists.

Toujours en fonction du modèle de checklist, il est possible d’assigner un responsable aux tâches du modèle qui n’en n’ont pas encore. Par exemple, dans le modèle Accueil collaborateur, la tâche Présenter le service, n’a pas de responsable car celui-ci varie en fonction du service dans lequel le collaborateur est accueilli.

Pour assigner les tâches sans responsable, cliquez sur le bouton avec le point d’interrogation puis sélectionnez le responsable en cliquant sur les utilisateurs proposés ou saisissez directement le nom de l’utilisateur dans le champ prévu à cet effet.

Dans cet exemple, Pierre Dupont intègre le service Technique dont la responsable est Frédéric Singy. Ce dernier devra donc lui Présenter le service.

Il est possible de partager la checklist dans différents espaces de travail. Celle-ci figurera ensuite dans l’Onglet Checklists des espaces auxquels elle est liée. A noter que cela n’engendre pas le report des tâches de la checklist dans l’espace en question. Pour partager des tâches dans un espace de travail, veuillez consulter l’article suivant : Partager des tâches dans un espace de travail

Dans cet exemple, la checklist Pierre Dupont doit être partagée dans l’espace Entretiens du personnel.

Pour finaliser le lancement de la checklist, cliquez sur Lancer la checklist.

WEDO va générer une checklist pour l’accueil de Pierre Dupont. Grâce au modèle de checklist Accueil collaborateur, toutes les tâches ont été planifiées par rapport à la date de référence qui est celle de son entrée en fonction. Chaque collaborateur a également reçu automatiquement les tâches qu’il doit faire.

Au fur et à mesure que les tâches de la checklist Pierre Dupont seront terminées, le pourcentage de la checklist évoluera, permettant ainsi de savoir que la procédure d’accueil de Pierre Dupont est à XX%.

Pour accéder au pourcentage de progression d’une checklist, cliquez sur le modèle de la checklists en question. Toutes les checklists générées à partir du modèle figurent ici. Il est alors possible d’évaluer leur pourcentage de progression grâce à la jauge verte comme indiqué sur l’image ci-dessus.