Préparez vos réunions en équipe, rédigez le compte rendu en temps réel et suivez les tâches attribuées d'une réunion à la suivante. WEDO va nous guider en 5 étapes : avant, pendant et après la réunion.
💡 Les éditeurs de la réunion peuvent changer les étapes grâce au menu déroulant (ou en cliquant sur le bouton d'action vert pour passer à l'étape suivante) :
Avant la réunion
Étape 1 - Ordre du jour en préparation
La première étape vous permet de préparer votre réunion.
En quelques clics, ajoutez votre réunion et paramétrez le titre, les participants, la date, les heures de début et de fin ainsi que la fréquence et le lieu.
Ensuite, créez votre ordre du jour en ajoutant les thématiques qui devront être traitée en réunion.
Définissez les présentateurs de chaque thématique.
Documentez l'ordre du jour en attachant les fichiers nécessaires et ajoutez éventuellement vos notes privées.
Importez les tâches à traiter en réunion.
Gérez les droits d'accès à la réunion.
💡 Vous pouvez préparer l'ordre du jour en équipe grâce au mode d'édition multiple.
💡 Naviguez d'une thématique à l'autre à partir de la table des matières.
Étape 2 - Ordre du jour validé
Lorsque chaque participant a préparé sa réunion, vous pouvez passer à l'étape 2 ordre du jour validé.
Envoyez un email aux participants afin de les avertir quand l'ordre du jour est prêt.
💡 Chaque participant peut ensuite venir consulter l'ordre du jour en temps réel selon ses droits d'accès.
Pendant la réunion
Étape 3 - Réunion en cours
Le jour J, passez à l'étape 3 - En cours.
En début de réunion, gérez les présences à partir de la liste des participants.
Rédigez le compte rendu en ajoutant des blocs de contenu.
Naviguez d'une thématique à la suivante à partir de la table des matières ou à l'aide des flèches au bas de chaque thématique.
Pour progresser dans votre ordre du jour, statuez sur chaque thématiquedurant la réunion. Choisissez si la thématique est Traitée, à Revoir ou à Repousser.
💡 Lorsque que vous statuez sur une thématique, la suivante est automatiquement affichée à l'écran afin de poursuivre la rédaction du compte rendu.
Après la réunion
Étape 4 - Compte rendu en relecture
À la fin de la réunion, cliquez sur l'étape 4 - En relecture.
Relisez votre compte rendu et apportez les corrections nécessaires.
Envoyez un email aux participants afin de les avertir lorsque le compte rendu peut être consulté.
Exporter le compte rendu en PDF si vous devez l'imprimer.
Étape 5 - Réunion verrouillée
Si cela n'a pas été fait lors de la réunion, WEDO vous invite à statuer sur les thématiques avant le verrouillage - vous pouvez choisir de les marquer comme Toutes traitées ou alors de les Revoir toutes lors de la prochaine réunion.
Verrouillez la réunion lorsque le compte rendu a bien a été relu et approuvé.
💡 Verrouiller la réunion afin que le compte rendu ne puisse plus être modifié.
Droits selon les étapes de la réunion
En plus de gérer le déroulement temporel (avant, pendant, après), ces 5 étapes contribuent également à affiner la précision des droits d'accès. En effet, les droits peuvent varier en fonction de la phase de la réunion et les rôles. Par exemple :
Un auditeur ne peut avoir accès qu'une fois le compte rendu verrouillé
Un participant ne peut ajouter ou modifier des thématiques que durant la phase de préparation de l'ordre du jour.
