Exporter une liste de tâches d'un espace
Il est possible d’exporter des listes de tâches de votre réseau. La procédure pour exporter les tâches est la même pour les trois type de fichiers (PDF, Excel, CSV) :
Rendez-vous dans l’espace depuis lequel les tâches doivent être exportées, quatre options : Espace personnel / Espace de travail / Modèle de checklist / Checklists
Cliquez sur Exporter
Une fenêtre s'ouvre, sélectionnez l’onglet du format d’export souhaité
Exporter une liste de tâches d'un modèle ou checklist
La procédure pour exporter les tâches est la même pour les trois type de fichiers (PDF, Excel, CSV) :
Rendez-vous dans le modèle ou la checkliste depuis lequel les tâches doivent être exportées.
Cliquez sur les 3 points verticaux en haut à droite, puis exporter
Une fenêtre s'ouvre, sélectionnez l’onglet du format d’export souhaité
Export en format PDF
Il est possible de choisir ce qui figurera sur le document exporté en format PDF :
Champ Titre
Un titre est généré automatiquement, si nécessaire il est possible de le modifier : cliquez sur le champ puis saisissez le nouveau titre.
Champ Pied de page
Le texte du pied de page est généré automatiquement et contient la date du jour ainsi que le nom de l’utilisateur qui lance l’export. Il est possible de le modifier : cliquez sur le champ puis saisissez le nouveau texte du pied de page.
Champ Eléments à afficher
Choisissez les éléments qui figureront sur le document exporté (4) :
La date de début des tâches
Les checklists et les espaces de travail auxquels les tâches sont liées
La date d’échéance des tâches
Les champs personnalisés actifs sur les tâches
Les sous-tâches des tâches
La description des tâches
Les commentaires des tâches
Les noms des fichiers joints aux tâches
Afficher la date et la signature : si cette case est cochée, une ligne sera ajoutée à la fin du document avec la possibilité d’inscrire le lieu, la date et une signature
Champ Orientation
Choisissez l’orientation du document exporté :
Orientation portrait
Orientation paysage
Champ Taille de la police
Choisissez la taille de la police du document exporté (6) :
Petite
Moyenne
Large
Cliquez enfin sur Générer le fichier et choississez si vous souhaitez Télécharger ou Ouvrir le fichier
Export en format Excel ou CSV (option identique)
Il est possible de choisir ce qui figurera sur le document exporté en format Excel.
Champ Titre
Un titre est généré automatiquement, il est possible de le modifier : cliquez sur le champ puis saisissez le nouveau titre (1).
Champ Colonnes à afficher
Choisissez les colonnes qui figureront sur le document exporté (3) :
Statut des tâches : en cours, terminées ou supprimées
La priorité accordée aux tâches
Le nom des tâches
La description des tâches
Les checklists auxquelles les tâches sont liées
Les espaces de travail auxquels les tâches sont rattachées
La date de début des tâches
La date d’échéance des tâches
Les responsables de chaque tâche
Les créateurs de chaque tâche
La date et l’heure de la création des tâches
Les personnes qui ont terminé les tâches
La date et l’heure auxquelles les tâches ont été terminées
Les personnes qui ont supprimé les tâches
La date et l’heure auxquelles les tâches ont été supprimées
Les noms des fichiers joints aux tâches
Champ Champs personnalisés
Si des champs personnalisés sont actifs pour les tâches à exporter, vous pouvez les sélectionner à partir du menu déroulant.
Cliquez enfin sur Générer le fichier et choississez si vous souhaitez Télécharger ou Ouvrir le fichier
Exporter des listes de tâches depuis les archives
Il est également possible d’exporter des listes de tâches figurant dans les archives : Tâches ouvertes et/ou Tâches terminées et/ou Tâches supprimées. Pour exporter ces tâches :
Rendez-vous dans l’espace depuis lequel les tâches doivent être exportées trois options : Espace personnel / Espace de travail
Cliquez sur le menu déroulant Statut, puis sélectionnez dans liste de tâches selon le statut souhaité (en cliquant sur le carré, vous ajoutez ce choix dans la sélection, si vous cliquez sur le mot, vous séléctionnez que ce choix).
Cliquez ensuite sur Exporter et suivez la procédure précédemment expliquée dans la partie Exporter une liste de tâches.
