Seuls les administrateurs sont habilités à gérer les paramètres du réseau.
Ces paramètres concernent tous les utilisateurs de l’entreprise et s’appliquent donc à l’ensemble du réseau.
Types de champs personnalisés proposés
Les cas d’utilisation sont nombreux grâce aux 6 types de champs prédéfinis :
Texte court : ajout d’un champ pour saisir un texte court
Nombre : ajout d’un champ permettant d’inscrire un nombre
Date : ajout d’un champ permettant de choisir une date à l’aide d’un calendrier
Choix multiples : ajout d’un champ proposant des choix multiples à définir
Liste déroulante : ajout d’un champ avec une liste déroulante comportant plusieurs options à définir
Fichier : ajout d’un champ pour intégrer un fichier spécifique
Ajouter un champ personnalisé
Pour configurer les champs personnalisés du réseau :
A partir de votre profil, rendez-vous dans les Paramètres
Sous les Paramètres du réseau, cliquez sur Champs personnalisés
Cliquer sur Ajouter un champ personnalisé
Une fenêtre s’ouvre, choisissez le type de champ souhaité (cf. partie précédente)
Une fenêtre s’ouvre, définissez le libellé du champ en choisissant une icône et un nom. L’icône permettra de représenter le champ dans le volet de détails de la tâche.
Définissez si le champ personnalisé est global, deux options ici : un champ personnalisé peut être activé sur l’ensemble des tâches du réseau ou uniquement sur un ou plusieurs espaces de travail.
Dans cet exemple, le type Liste déroulante a été choisi, il faut donc définir les options de cette liste en les saisissant dans le champ prévu à cet effet. Il est possible de Trier les options pas ordre alphabétique ou de choisir leur ordre manuellement en utilisant l’outil à gauche de l’option.
Choisissez éventuellement une couleur pour distinguer les différentes options.
Cliquez sur Enregistrer
Le champ personnalisé figure désormais dans le volet de détails de toutes les tâches du réseau ou des tâches d’un ou plusieurs espaces de travail selon l’option choisie. Il est dès lors possible de choisir le Statut d’avancement de la tâche en fonction des options proposées.
Modifier un champ personnalisé
Il est possible de modifier un champ personnalisé en cliquant sur l’icône crayon.
Trier les tâches selon un champ personnalisé
Il est également possible de trier les tâches de l’espace personnel ou celles de chaque espace de travail selon les champs personnalisés créés. Cliquez sur le bouton tri (1) et sélectionnez le champ en question (2), ici Statut d’avancement. Les sections regroupant les tâches portent les noms des différentes statuts prédéfinis, comme sur l’image ci-dessous.
Archiver/Supprimer un champ personnalisé
Il est possible d’archiver ou de supprimer un champ personnalisé. Pour ce faire, cliquez sur l’icône crayon (1).
Archiver un champ
Cliquez sur le bouton Archiver (2). Si un champ est archivé, ce dernier sera masqué mais les valeurs entrées seront conservées.
Cliquez à nouveau sur Archiver pour confirmer l’action (3).
Supprimer un champ
Cliquez sur Supprimer (4). Attention : si un champ est supprimé, toutes les valeurs entrées dans ce champ seront supprimées.
Cliquez sur Supprimer définitivement pour confirmer l’action (5).
Afficher les éléments archivés
Un bouton permet d’afficher ou de masquer les champs archivés (1). Les champs archivés apparaissent en gris pâle. Il est possible de Désarchiver un champ archivé. Pour ce faire, cliquez d’abord sur l’icône crayon (2).
Puis cliquez sur le bouton Désarchiver (3).
Le partage des tâches et les champs personnalisés
Si vous partagez une tâche dans un espace de travail, les champs personnalisés activés dans l’espace seront automatiquement affichés dans le volet de détails de la tâche. Si vous sortez une tâche d’un espace de travail, les champs personnalisés sont simplement masqués. Ce système laisse la flexibilité de partage des tâches intacte tout en assurant aucune perte de donnée.