Paramètres d’un espace de travail

Les paramètres d'un espace de travail.

🔒 Seuls les modérateurs de l’espace ont accès aux paramètres.

Pour modifier les paramètres de l’espace :

1. Rendez-vous dans l’espace de travail

2. Cliquez sur le bouton ⋮

3. Cliquez sur Paramètres

À partir du volet de gauche, vous retrouvez toutes les options de l'espace qui peuvent être configurées selon vos besoins. Découvrons ces options en détails 👇🏻

Nom de l’espace de travail

Il est possible de modifier le nom d’un espace de travail*.

1. L’ancien nom de l’espace de travail est repris automatiquement

2. Saisissez le nouveau nom de l’espace de travail

3. Cliquez sur Enregistrer

*🎨 Vous pouvez également changer la couleur de l'espace en cliquant sur le point coloré à côté du champ Nom.

Description de l’espace de travail

Il est possible d’ajouter une description à l’espace de travail ou de modifier un texte existant.

1. Ajoutez une description

2. Modifiez la mise en forme du texte

3. Cliquez sur Enregistrer

💡 Vous obtenez ensuite l'aperçu de la description à côté du nom de l'espace :

Logo

Afin que vous puissiez personnaliser vos exports – listes de tâches ou comptes rendus de réunions – vous pouvez attribuer un logo à un espace de travail. Celui-ci apparaîtra dans l’en-tête des documents exportés depuis l’espace en question.

Pour attribuer un logo à un espace de travail

1. Cliquez sur Choisir un fichier

2. Une fenêtre s’ouvre : sélectionnez l’image dans vos dossiers et cliquez sur Enregistrer

3. Cliquez sur Fermer

Paramètres des tâches

Ces paramètres permettent de définir le tri et l’affichage par défaut des tâches de l’espace de travail.

• Grouper par pour choisir le mode de tri par défaut

• Vue pour sélectionner le mode d’affichage (Liste ou Kanban)

Sections personnalisées

Les sections personnalisées permettent d’organiser l’espace de travail en intégrant des sous-groupes. Par exemple, un espace de travail Rénovation bâtiment A est créé et subdivisé en quatre catégories qui figurent l’avancement du projet > Avant-projet, Lancement, Développement, Communication.

1. Saisissez le nom de la section personnalisée

2. Cliquez sur + ou tapez simplement sur Enter pour valider la saisie

3. Les sections saisies figurent ici

Sous l’espace de travail Rénovation bâtiment A figurent désormais les sections personnalisées créées. Il est possible dès lors de répartir les tâches de l’espace dans les sections en cliquant et en tirant dessus sans relâcher la souris.

Affichage en liste

Affichage en Kanban

Les sections personnalisées permettent des cas d’utilisation sans limites : étapes de projet, statuts d’avancement, groupes par département, etc.

Pour plus d’informations sur le tri des tâches dans l’espace de travail, veuillez consulter l’article suivant : Affichage des tâches : liste et vue Kanban

Champs personnalisés

Les champs personnalisés permettent d’ajouter de l’information dans le volet de détails des tâches du réseau de manière structurée. Pour créer des champs personnalisés, veuillez consulter l’article suivant : Les champs personnalisés

Une fois les champs personnalisés créés, ceux-ci sont automatiquement reportés dans les paramètres de l’espace de travail. Ainsi, on retrouve deux rubriques Champs personnalisés activés dans cet espace de travail et Champs personnalisés disponibles pour activation. Dans l’exemple ci-dessous, seul le champ Statut d’avancement est actif pour cet espace.

ℹ️ Les boutons Activer/Désactiver vous permettent de gérer les champs personnalisés à appliquer aux tâches de l'espace de travail.

L’activation d’un champ permet de le retrouver dans le volet de détails des tâches de l’espace de travail, comme sur l’image ci-dessous.

Synchronisation calendrier

Vous avez la possibilité de synchroniser les tâches de l'espace de travail dans votre calendrier (p. ex. Outlook ou Google Agenda). Pour ce faire, copiez le lien et importez-le dans votre application calendrier. Afin de vous aider, vous pouvez accéder à la page d'aide pour Outlook et Google Agenda en cliquant sur les icônes correspondantes.

Email en tâche

Vous avez la possibilité de créer une tâche partagée dans l'espace de travail par envoi d'email. Pour ce faire, transféré l'email en question à l'adresse email en tâche de l'espace de travail. L'email sera converti en tâche selon trois critères:

• L'objet de l'email deviendra le titre de la tâche

• Le contenu de l'email deviendra la description de la tâche

• Tous les fichiers joints à l'email seront joints à la tâche

Historique

Depuis les paramètres de l'espace de travail, vous pouvez consulter l'historique d'activité de l'espace de travail. L'historique retrace toutes les actions effectuées par les différentes membres de l'espace de travail, comme par exemple la création de sections, l'activation de champs personnalisés, etc.

Onglet de l'espace de travail

Activation des onglets

Sélectionnez les onglets actifs dans votre espace de travail en activant ou désactivant les toggles correspondants.

💡 Pour l'espace Comité de Direction, je désactive les onglets Checklists et Gantt qui ne sont pas pertinents.

Onglet par défaut

Choisissez quel onglet sera automatiquement déployé lorsque vous vous rendrez dans l'espace de travail.

💡 Pour mon espace de travail Comité de Direction, je choisis l'onglet Réunions en affichage par défaut.