Guide d'utilisation de votre réseau WEDO

Types de comptes

WEDO vous permet de gérer de manière autonome les utilisateurs de votre réseau. En tant qu'administrateur, vous avez le contrôle total sur cette gestion. Il existe quatre types de comptes utilisateurs, chacun avec des niveaux d'autorisation différents, hiérarchisés comme suit :

Administrateur > Utilisateur > Externe > Light (réservé à certains cas spécifiques)

Cela signifie qu'un utilisateur d'un type "supérieur" possède au moins les mêmes autorisations que ceux des types inférieurs.

Compte administrateur

Un administrateur a la capacité de créer, modifier et supprimer les comptes WEDO des collaborateurs directement sur la plateforme. Il peut également nommer d’autres administrateurs du réseau. Par défaut, un administrateur sera toujours modérateur d'une équipe ou d'un espace dont il est membre. De plus, un administrateur a accès aux paramètres de l'organisation, où il peut gérer la facturation, les équipes, l'achat de nouvelles licences ou d'addon, les champs personnalisés globaux, etc... En dehors de ces responsabilités, le compte administrateur offre les mêmes accès qu'un compte utilisateur.

ℹ️ Un réseau peut avoir plusieurs administrateurs. Nous recommandons d’en désigner au moins trois, afin d’assurer une gestion continue en cas d'absence ou de changement d’équipe.

Compte utilisateur

Un utilisateur est une personne interne à l'organisation. Avec ce compte, l’utilisateur accède à toutes les fonctionnalités de la plateforme, sauf à la gestion des paramètres de l’organisation (facturation, gestion des utilisateurs,…). Par défaut, un utilisateur sera membre, et non modérateur, d'une équipe ou d'un espace, bien que ce statut puisse être modifié.

ℹ️ Un administrateur peut autoriser un utilisateur à créer des comptes externes.

Compte externe

Le compte externe est destiné aux personnes ne faisant pas partie de votre organisation. Il permet de collaborer activement avec ces personnes tout en garantissant la confidentialité. Les utilisateurs externes ont accès, à quelques exceptions près, aux mêmes fonctionnalités que les utilisateurs du réseau. Ils ne peuvent pas parcourir l’organisation, créer d'équipe, d'espace de travail ou de réunion, ni être éditeurs de réunions déjà créées.

ℹ️ Il n’y a aucune limite quant au nombre d’utilisateurs externes. Toutefois, ces derniers ne peuvent pas faire partie de votre organisation.

Compte light

Le compte light est réservés à des cas techniques et spécifiques et ne peuvent être activés que par WEDO, si nous les jugeons nécessaires. Nos clients n'ont pas la possibilité de créer ou d'activer ces comptes eux-mêmes; seule notre équipe peut statuer et décider de leur activation en réponse à une situation particulière. Les utilisateurs avec un compte light peuvent uniquement terminer des tâches, voir les fichiers des tâches, ajouter des commentaires et ont un rôle de lecture dans les réunions. Ce rôle est le plus restrictif de tous.

Droits d'accès & Rôle

• Les droits d'accès régissent les droits et accès des équipes, espaces de travail et modèle.

• Les rôles régissent quand à eux les droits dans une réunion.

Droits d'accès (équipes, espaces et modèles)

Dans WEDO, les droits d'accès à une équipe, un espace de travail ou un modèle permettent de choisir entre Modérateur et Membre. Un modérateur est l'utilisateur habilité à ajouter/supprimer des membres, modifier les droits d'accès des autres membres et ajuster les paramètres spécifiques. Par défaut, un administrateur ayant accès est automatiquement modérateur, tout comme le créateur de l’équipe, de l’espace ou du modèle.

ℹ️ Chaque équipe, espace de travail ou modèle peut avoir plusieurs modérateurs. Nous recommandons d’en désigner au moins trois pour garantir une bonne continuité de gestion.

Rôle (spécifique aux réunions)

Les rôles sont des droits spécifiques aux réunions uniquement. Il existe quatre rôles par défaut, chacun ayant des niveaux d'autorisation différents, hiérarchisés comme suit :

Éditeur > Participant > Lecteur > Aucun accès

Des rôles personnalisés peuvent être créés par les éditeurs de la réunion, offrant une grande flexibilité et une granularité des droits selon les étapes, les sections de l'ordre du jour et les actions possibles dans la réunion.

Structure d'un réseau WEDO

Le menu principal

WEDO propose plusieurs niveaux de structuration de l'information : Équipes, Espaces de travail et Modèles de checklists.

Le menu principal, situé à gauche de l’interface, se compose de cinq sections :

1. Navigation réseau : accès au nom et à l’icône de votre réseau, possibilité de passer à un autre réseau via un chevron, et bouton pour réduire le menu.

2. Recherche et création : barre de recherche globale et bouton de création (icône "+" blanche sur fond bleu).

3. Fonctionnalités clés : accès direct à votre inbox, vos tâches, vos réunions, ainsi qu’aux informations liées à votre organisation.

4. Équipes et espaces de travail : les équipes dont vous êtes membre regroupent des espaces de travail et des modèles de checklists.

5. Compte et support : tout en bas, vous trouverez un aperçu de votre compte, les paramètres utilisateur, votre niveau de badge (gamification) et un bouton d’accès à l’aide.

Les équipes

Illustrée par un titre en gras et en capitales et présentant une bascule à droite pour la réduire ∨, une équipe représente un département de votre organisation. L'objectif est de regrouper les espaces de travail et les modèles de checklists au sein des différentes équipes. Une équipe est constituée de membres et de modérateurs, qui auront par défaut accès aux espaces et aux modèles de cette équipe (bien que cela puisse être modifié).

ℹ️ Les équipes fonctionnent comme des dossiers : elles n'ont pas d'aspect opérationnel en elles-mêmes, mais les espaces de travail et les modèles qu'elles contiennent en ont.

Les espaces de travail

Précédé par un rond de couleur ○, un espace de travail est créé pour chaque réunion récurrente, projet, client ou secteur. Il est rangé dans une équipe. Par défaut, un espace de travail hérite des membres de l'équipe dans laquelle il se trouve, bien que cela puisse être modifié. Initialement, un espace de travail a une confidentialité "accès complet" pour les membres de l'équipe (héritage des droits). La confidentialité peut être ajustée, soit en retirant des membres spécifiques de l'espace de travail, soit en modifiant directement les paramètres de confidentialité.

ℹ️ Les espaces de travail, contrairement aux équipes, ne sont pas de simples conteneurs : ils ont une vocation opérationnelle, avec des fonctionnalités concrètes pour la gestion des réunions, tâches, fichiers.

Un espace de travail affiche par défaut cinq onglets :

• Aperçu : Tableau de bord général de l’espace

• Réunions : Liste de toutes les réunions passées et à venir

• Tâches : Ensemble des tâches partagées au sein de l’espace

• Fichiers : Fichiers partagés ou associés à des tâches ou réunions, organisables par dossiers

• Flux : Historique des activités majeures dans l’espace

D'autres onglets peuvent être activés selon les besoins :

• Gantt : Affiche un diagramme de Gantt pour la gestion des projets

• Checklist : Permet de consulter les checklists lancées et partagées dans l’espace

ℹ️ Il est possible de convertir un espace de travail en projet (Statut, Gantt, dépendances, jalon). Pour plus d’information : Consulter la collection projet

Les modèles

Précédé par un rond pointillé ◌, un modèle est une liste de tâches prédéfinies qui permet de gérer les procédures internes à l’organisation. À partir du modèle, il est possible de lancer des checklists à chaque fois que la procédure doit être effectuée. Par défaut, un modèle hérite des membres de l'équipe dans laquelle il se trouve, bien que cela puisse être modifié. Initialement, un modèle a une confidentialité "accès complet" pour les membres de l'équipe (héritage des droits). La confidentialité peut être ajustée, soit en retirant des membres spécifiques du modèle, soit en modifiant directement les paramètres de confidentialité.

ℹ️ Un modèle est indispensable pour lancer des checklists. Il repose sur une rétroplanification relative, où chaque tâche est planifiée par rapport à une date de référence (par exemple : "5 jours avant", "le jour J", "30 jours après", etc.). Lorsqu’une checklist est lancée à partir de ce modèle, les échéances sont automatiquement calculées en fonction de la date de référence définie.

ℹ️  Lors du lancement d’une checklist, vous pouvez affecter les tâches non assignées du modèle (sauf les sous-tâches.) par exemple la tâche “Présenter le service” peut être assignée au manager concerné au moment du lancement.

Les tâches

Une tâche représente une action à effectuer et permet d’organiser des projets, des départements ou le travail des équipes et services. Chaque tâche devrait commencer par un verbe pour indiquer clairement l'action à réaliser. Vous pouvez créer des tâches collaboratives ou personnelles, en fonction de leur emplacement : dans un "espace de travail" pour les tâches collaboratives, ou dans "mes tâches" pour les tâches personnelles.

Une tâche comporte différentes options dans son volet de détail à droite :

• Nom de la tâche

• Partage de la tâche dans un ou plusieurs espaces de travail

• Responsable

• Priorité

• Date de début

• Date d'échéance ou récurrence

• Description

• Fichier

• Sous-tâche

• Dépendance

• Observateur

• Commentaire

• Historique

ℹ️ Les sous-tâche ayant aussi un volet de détail, elles se comportent de la même manière qu'une tâche.

🏆 Astuce : Pour supprimer facilement une sous-tâche, sélectionnez son titre et appuyez deux fois sur la touche backspace du clavier.

Les réunions

La plupart du temps, une réunion doit être créée dans un espace de travail dédié à celle-ci :

• Une réunion récurrente sera créée dans l'espace de travail dédié à cette réunion.

• Une réunion de projet sera créée dans l'espace de travail du projet.

• Une réunion de secteur/service sera créée dans l'espace de travail du secteur/service.

Concrètement, nous recommandons donc de créer un espace de travail pour chaque réunion récurrente (CODIR, CA, AG, Colloques,...), pour chaque projets, pour chaque secteur/service, clients... etc.

ℹ️ Il existe très peu de cas où une réunion ne serait pas créée dans un espace de travail, et ce pour plusieurs raisons :
• Personne ne pourra voir les tâches de la réunion sans les partager manuellement
• Personne ne pourra interagir avec les tâches des autres
• Aucun regroupement des fichiers des réunions ne sera possible

Notion de recurrence

Après avoir créé un espace de travail, l'onglet "Réunion" de l'espace vous permettra de créer la première occurrence de la réunion récurrente. En définissant la récurrence la plus proche de votre réalité (hebdomadaire, toutes les deux semaines, mensuelle, trimestrielle, chaque jour ouvrable, personnalisée), vous vous assurez de n'avoir à créer l'ordre du jour qu'une seule fois. Les points récurrents ou à revoir seront automatiquement ajoutés aux prochaines séances. L'option de récurrence "Ne se répète pas ou de manière irrégulière" doit être utilisée en dernier recours ou si la réunion n'aura pas de deuxième occurrence.

Les 5 étapes d'une réunion

Préparez vos réunions en équipe, rédigez le compte rendu en temps réel et suivez les tâches attribuées d'une réunion à la suivante. WEDO vous guide avant, pendant et après la réunion. Ces étapes indiquent le statut de la réunion aux participants et permettent de gérer les rôles et permissions de chacun :

1. Étape 1 - Ordre du jour en préparation

2. Étape 2 - Ordre du jour validé

3. Étape 3 - Réunion en cours

4. Étape 4 - Compte rendu en relecture

5. Étape 5 - Réunion verrouillée (ou revérouillée) + Signée

Seul le rôle éditeur de la réunion peut sélectionner l'étape à laquelle se trouve une réunion. Vous pouvez sauter des étapes si elles ne sont pas nécessaires.

⚠️ Une fois la réunion verrouillée, il faudra la déverrouiller pour changer d'étape ou modifier le contenu (possible uniquement dans un délai de 30 jours après verrouillage). Un nouveau statut "revérouillée" remplacera le statut verrouillé.

Signature

Pour signer numériquement vos comptes-rendus de manière simple, écologique et conforme aux exigences légales, n'oubliez pas d'activer l'add-on "Signature". En activant la case "Signature", celle-ci apparaîtra dans le compte-rendu PDF pour permettre la signature.

Accès & signature

Au travers d'un bouton dédié (bonhomme et verrou), il est possible de gérer les accès et signataire d'une réunion. Seul l'éditeur peux gérer les accès d'une réunion. Par défaut, le créateur d'une réunion est éditeur.

ℹ️ Il peut y avoir plusieurs éditeurs par réunion. Nous recommandons d'en nommer au moins trois par réunion.

Rôle

Les rôles sont des droits spécifiques aux réunions uniquement. Il existe quatre rôles par défaut, chacun ayant des niveaux d'autorisation différents, hiérarchisés comme suit :

Éditeur > Participant > Lecteur > Aucun accès

Il est possible de modifier les permissions des quatre rôles par défaut. De plus, les éditeurs de la réunion peuvent créer des rôles personnalisés, offrant ainsi une grande flexibilité et une granularité des droits. Cette personnalisation permet d'adapter les permissions selon les étapes de la réunion, les sections de l'ordre du jour et les actions spécifiques à réaliser.

ℹ️ Il est possible d'attribuer un rôle à un utilisateur, sans qu'il participe à la réunion.

Structure d'un ordre du jour

Thématiques

Un ordre du jour est composé obligatoirement de thématiques, qui sont les sujets que vous allez aborder en réunion. Elles sont précédée par un rond blanc ○.

Seul les thématiques ont du contenu, appelé bloc dans WEDO : paragraphe, décision, tâches, fichiers, commentaires, images, votes,...

Une thématique peut être définie comme récurrente (à chaque réunion, toutes les 2, 3 ou 4 réunions), ajoutée uniquement à quelques réunions futures (choix dans le calendrier), ou ponctuelle (une seule fois). Les thématiques (récurrentes ou non) peuvent être revues ou terminées à chaque séance.

Sections

Pour organiser les thématiques, vous pouvez ajouter des sections (ou sous-sections) au-dessus. Elles sont illustrées par une icône de dossier ouvert 📂 ou fermé 📁, selon si vous les avez réduites en cliquant dessus. Ces sections et sous-sections, comparables à des dossiers, classeurs ou séparateurs, ne contiennent pas de contenu en elles-mêmes. Elles servent uniquement à organiser et structurer les thématiques.

ℹ️ Les thématiques sont obligatoires pour mener une réunion et elles seront toujours le dernier niveau d'indentation de votre ordre du jour. Si votre ordre du jour ne comporte qu'un niveau hiérarchique (1, 2, 3...), ajoutez uniquement des thématiques à votre ordre du jour.

Bloc de contenu dans les thématiques

Dans WEDO, les blocs vous permettent d'enrichir les thématiques de votre réunion avec divers types de contenu. Voici les différents types de blocs que vous pouvez ajouter, à l'aide du bouton + blanc sur fond bleu, à une thématique :

• Bloc Paragraphe : pour ajouter et documenter les discussions (qu'avons-nous discuté).

• Bloc Décision : pour consigner les décisions prises lors de la réunion (qu'avons-nous décidé).

• Bloc Tâche : pour créer et assigner des tâches durant la réunion (quelles sont les actions à entreprendre).

• Bloc Fichier : pour joindre des fichiers pertinents à la réunion.

• Bloc Image : pour insérer des images dans le compte-rendu.

• Bloc Vote : pour réaliser des votes.

• Bloc Importer des tâches : pour importer des tâches déjà existantes.

• Bloc Commentaire : pour ajouter des commentaires personnels ou partagés.

Vous pouvez convertir certains blocs en cliquant sur l'icône ⋮ située à droite du bloc. Ensuite, sélectionnez l'option "Convertir en" et choisissez le type de bloc souhaité parmi les options suivantes : Paragraphe, Décision, Tâche ou Commentaire.

ℹ️ Si une réunion est rangée dans un espace de travail, toutes les tâches créées pendant cette réunion sont automatiquement visibles et partagées dans cet espace.

Statuer sur les thématiques

Pendant votre réunion, statuez sur chaque thématique afin de progresser dans l'ordre du jour. Lorsque que vous statuez sur une thématique, la suivante est automatiquement affichée à l'écran afin de faciliter la rédaction du compte rendu. Vous avez 3 options :

Réunion suivante

En statuant sur les thématiques, vous facilitez la création de l'ordre du jour de la réunion suivante.

• Les thématiques terminées dans la réunion en cours ne seront pas reprises à l'ordre du jour de la réunion suivante

• Les thématiques que vous souhaitez revoir figureront automatiquement à l'ordre du jour de la réunion suivante (ou de la date ultérieure sélectionnée).

• Les thématiques que vous souhaitez repousser disparaitront de l'ordre du jour de la réunion en cours et s'ajouteront automatiquement à l'ordre du jour de réunion sélectionnée.

Préparer la prochaine réunion

WEDO simplifie la préparation de vos futures réunions en vous permettant de réutiliser le contenu des thématiques déjà traitées. Deux options s’offrent à vous :

• Importer de la réunion précédente : Possibilité d’importer les tâches en cours et/ou terminées, les paragraphes, décisions, fichiers joints, images et votes.

• Partir de Zéro : Aucun contenu n’est importé.